En la actualidad, cada vez son más frecuentes las solicitudes de clientes
de soluciones eficaces a sus problemas o necesidades, y estas solicitudes
no tienen bien definido al inicio el alcance del trabajo involucrado,
pero deben abordarse en el menor tiempo posible, con calidad óptima y
presupuesto mínimo. Este tipo de solicitudes requerirá, en muchos casos, de
proyectos cuya ejecución sea ajustada, progresiva, concurrente y
adaptable, totalmente alineada con las expectativas de estos clientes. Luego,
para abordar adecuadamente este tipo de demanda, las organizaciones deben tener
la estructura organizativa necesaria y disponer de las herramientas necesarias
y el personal adecuado. Una parte esencial de este personal adecuado es el
grupo encargado de producir los resultados necesarios para responder a los
problemas o las necesidades planteadas. Los miembros de este grupo, para
cumplir con las funciones que este tipo de demanda requiere, además de estar
capacitados técnicamente, deben estar muy en sintonía con sus compañeros y
tener un conocimiento completo de las capacidades y limitaciones de todo el
grupo, también deben ser muy abiertos y comunicativos entre sí mostrando una
dispersión mínima en su desempeño, todos orientados hacia lo que es realmente
importante y todos ellos confiados en la capacidad de los demás en el grupo,
también deben ser capaces de ejecutar simultáneamente diferentes actividades
dependientes con mínimo retrabajo (concurrencia efectiva). En resumen, deben
estar alineados y sincronizados como una sola entidad para el cumplimiento de
los objetivos establecidos, totalmente transparentes, responsables y todos
comprometidos con el propósito previsto.
Un grupo que funcione según las características antes descritas puede
identificarse como un grupo altamente cohesionado, el cual se caracteriza por
evidenciar alta cognición de grupo y como resultado de ello, es un grupo que
opera como si sus miembros estuvieran Funcionalmente Interconectados o más bien
Entrelazados, debido al fuerte vínculo cognitivo entre ellos, lo que les permitiría
alcanzar como grupo niveles óptimos de eficacia y eficiencia.
Para obtener un grupo que funcione como si estuviera funcionalmente
entrelazado, primero es necesario identificar al personal que podría trabajar
de esa manera y promover y/o inculcar en ellos los valores de la cognición de
grupo, luego serían reunidos como grupo para ser entrenados en la
forma de trabajo funcionalmente entrelazada.
A continuación se enumeran algunas variables cognitivas clave que podrían
identificarse, promoverse y/o inculcarse en un grupo, las cuales los harían
aptos para recibir capacitación sobre la forma de trabajo funcionalmente
entrelazada:
1. Compartir
Modelos Mentales:
Un grupo que comparte cierta similitud en los modelos
mentales, tales como, creencias, ideas, imágenes y descripciones verbales,
ellos tendrán una compresión y expectativas similares de las tareas que se
llevaran a cabo, facilitando el procesamiento y coordinación de la información,
que permitirá a su vez minimizar las reuniones de alineación requeridas y
también facilitaría la comunicación eficaz dentro del grupo, incluso en
situaciones estresantes, lo que mejora su rendimiento y cooperación para una
mejor calidad de resultados en menos tiempo. La idea es que el grupo comparta
cierta similitud en sus modelos mentales, esencialmente en su actitud porque
demasiada similitud disminuirá su capacidad para generar ideas o soluciones a
los eventos.
Luego, compartir cierta similitud en los modelos
mentales permitirá en el grupo el ensamblaje del Modelo Mental del Grupo, que
garantizará la comprensión colectiva del estado de cada tarea y un
entendimiento del como lograr los objetivos establecidos. R. Klimoski y S. Mohammed
en su artículo "Modelo Mental de Grupo: ¿Construcción o Metáfora?"
("Team Mental Model: Construct or Metaphor?", Journal of Management,
Vol. 20, Número 2, páginas 403-437, 1994) define el Modelo Mental del Grupo
(TMM) como la comprensión compartida de los miembros de un grupo, por lo que la
TMM conserva y maneja todo el conocimiento dentro del grupo como una sola
unidad. El personal dentro de un TMM interpreta la información de una manera
similar, compartiendo expectativas sobre eventos futuros y promoviendo entre
ellos el liderazgo natural, no impuesto, lo que a su vez facilita la
coordinación entre los miembros anticipando las necesidades de los otros
miembros con su correspondiente asignación de recursos cuando y donde estos
sean necesarios.
2. Compartir
la Memoria Transactiva del Grupo o Sistema (Transactive Memory System: TMS):
La Memoria Transactiva del Grupo o Sistema, es un mecanismo a través del
cual los grupos colectivamente codifican, almacenan y recuperan el
conocimiento. Mientras que la TMM se refiere al conocimiento y la comprensión
compartida, la TMS se refiere a la distribución del conocimiento dentro del
grupo.
3. Compartir
la agudeza en la identificación de lo esencial:
Un grupo que actúa similarmente en la asignación de importancia a lo
realmente importante y omite lo superfluo, minimiza como grupo el desperdicio
de tiempo en actividades compartidas no esenciales o no realmente necesarias
para las soluciones que se intentan. Esto en consecuencia, disminuye el
desperdicio intelectual del grupo mejorando así la ejecución concurrente.
4. Compartir
la propensión a la creatividad interactiva:
Un grupo que comparte la propensión a la creatividad interactiva entre sus
integrantes, logra la identificación efectiva entre ellos durante la ejecución
de las actividades, la cual promueve la búsqueda más eficaz de soluciones para
las necesidades del grupo ante las demandas específicas del cliente. Estas
soluciones progresan interactivamente de forma sincronizada con el aporte de
todos. En este escenario, la ejecución concurrente dentro del grupo es
maximizada por la interactividad entre sus integrantes.
5. Compartir
la propensión al trabajo en grupo:
Un grupo que comparte la propensión a formar parte de un grupo de trabajo
acepta compartir la responsabilidad por los resultados del grupo, interactúa
adaptándose al grupo y se ven a sí mismos como parte de una entidad única a la
cual le ha sido asignada una tarea u objetivo específico común.
Una vez reunido el grupo con el potencial para trabajar de manera
cohesionada, comenzaría su entrenamiento para inculcar en ellos la forma de
trabajo funcionalmente entrelazada. Esta capacitación se basa en el criterio de
que la forma de trabajar como grupo cognitivo puede ser instruida y entrenada,
y esto se logra enfocando la capacitación del grupo para el logro de la
activación en ellos de la ejecución bajo el Modelo Mental de Grupo y su Memoria
Transactiva (ver el artículo "Developing Team Cognition: A Role for
Simulation" por R. Fernández, S. Shah, E. Rosenman, S. Kozlowski, S.
Parker, J. Grand. Simulation in Healthcare: Journal of
the Society for Simulation in Healthcare, 12-2: 96-103, Apr 2017).
La capacitación se lleva a cabo a través de Simulaciones y Estrategias que
promueven el desarrollo de la cognición grupal e influyen positivamente en el
equipo, ofreciéndoles oportunidades para trabajar juntos y desarrollar una
comprensión compartida, identificar y reforzar los patrones de comunicación y
también identificar la red de conocimiento accesible a los miembros del grupo
cuando sea necesario.
A continuación se enumeran algunos ejemplos de Simulaciones y Estrategias
para desarrollar la cognición grupal:
Simulaciones:
Tipo de Simulación: Sistemática.
Descripción: Simulación basada en eventos para asegurar que se obtengan comportamientos específicos.
Ejemplo: Exponer el grupo ante eventos (ej: cambio en la fecha de entrega de un producto) que induzcan respuestas en aspectos clave, tales como:
- Fluidez de la comunicación interna.
- Identificación interna del líder.
- Identificación de los conocimientos distribuidos dentro del grupo.
- Verificación de la capacidad concurrente.
- Capacidad de realineación ante cambios o nuevas demandas.
- Nivel de identificación de los objetivos.
- Identificación de necesidades y atención a estas.
Tipo de Simulación: Orientada a inducir el intercambio de información.
Descripción: Identificación de la información pertinente, focalizada en la calidad, la aplicabilidad e importancia en lugar de la cantidad.
Ejemplo:
- Realizar la simulación sin el líder, lo que obligará a todos los miembros del grupo a compartir información clave.
- Introducir pausas en las simulaciones en puntos clave, para consultar a los miembros del grupo sobre cómo el intercambio de información está contribuyendo dentro del grupo.
- En el caso de existir resistencia a compartir información, un participante externo demanda información para forzar el intercambio.
Estrategias:
Estrategia 1: Conocimiento cruzado.
Descripción: Los miembros del equipo reciben instrucción específica sobre los roles y responsabilidades de otros miembros del grupo.
Estrategia 2: Reflexividad.
Descripción: Los grupos son guiados para reflexionar sobre el progreso hacia sus objetivos, considerar cómo pueden ajustar su enfoque y planificar cómo implementar nuevas estrategias.
Estrategia 3: Interacción dentro del grupo.
Descripción: Los miembros del equipo son entrenados en las habilidades de trabajo en equipo.
Estrategia 4: Autocorrección.
Descripción: Los miembros del equipo son guiados para evaluar las deficiencias de rendimiento y resolver problemas para encontrar estrategias más efectivas.
En conclusión,
el fomentar y capacitar grupos que ejecuten sus actividades como grupos
altamente cohesionados (grupos funcionalmente entrelazados) brindaría a las
organizaciones ventajas competitivas clave para la atención adecuada de las
demandas actuales en la ejecución de proyectos.
