Las lecciones aprendidas de una actividad, proyecto o emprendimiento es la
información documentada que refleja las experiencias positivas y negativas de esa
actividad, proyecto o emprendimiento realizado e incluye recomendaciones para
mejorar el rendimiento futuro en los nuevos desarrollos. De modo que se trata
de evitar que una persona u organización repita los mismos errores y aproveche
los éxitos conseguidos.
Según el Project Management Institute (PMI), el proceso de Lecciones Aprendidas
de un proyecto incluye cinco pasos: Identificar los hallazgos, Documentarlos,
Analizarlos, Registrarlos y Aprovecharlos.
El primer paso, Identificar los hallazgos, significa descubrir y capturar
los hechos, cifras, comentarios y recomendaciones del proyecto bajo estudio, que
podrían ser valiosos para futuros proyectos. Para ello se requiere que las sesiones
de lecciones aprendidas sean preparadas y orientadas o conducidas.
Preparar la sesión de lecciones aprendidas significa identificar a los participantes,
entre ellos el Facilitador, definir y asignar roles y responsabilidades,
redactar las reglas básicas del proceso y desarrollar la agenda. Adicionalmente,
el Facilitador seleccionado, debe proporcionar un resumen del proyecto a los
participantes (alcance del mismo, hechos y cifras claves, etc.) para ayudarlos
a estar mejor preparados para las sesiones.
Orientar o conducir la sesión de lecciones aprendidas significa enfocarse en
identificar los éxitos y fracasos de un proyecto y obtener recomendaciones para
mejorar el desempeño en futuros proyectos. Aquí el Facilitador es la figura
clave, porque él o ella está a cargo de asegurar que todos los temas relevantes
sean incluidos en el debate y que el proceso de lecciones aprendidas sea fluido,
en línea con las reglas básicas, promoviendo entre los asistentes la critica a
los hechos y hallazgos que sean identificados, evitando señalizar a personas.
Bajo este esquema, el Facilitador actúa como un elemento orientador y
pivotante de la sesión, en el cual los hechos y las figuras del proyecto
conducen a que los participantes puedan identificar los potenciales hallazgos.
Ahora bien, imaginemos que las sesiones de lecciones aprendidas en lugar de
comenzar con las pautas dadas por un líder orientador, comienzan con una narración
fluida (la historia), presentada por el Facilitador o alguien seleccionado para
ello (el Narrador de la Historia), en la cual se describe de forma agradable lo
sucedido en el proyecto desde el principio, comenzando con la reunión de arranque
del proyecto y de ahí narra la historia sobre cómo fue la relación con el
cliente en todos los niveles: gestión, administración, planificación y ejecución, continuando la narración con aquellos
acontecimientos claves que pudieron haber impactado el curso del proyecto y
cómo reaccionamos a ellos en ese momento, en todos los niveles. Aquí el Narrador
podría abrir la "historia" promoviendo la participación de la
audiencia en la narración, preguntándoles, por ejemplo, ¿qué otra experiencia o
evento relevante nos pasó ?, ¿quiénes fueron los personajes destacados? y qué
fue lo positivo que hicieron para solventar el evento, incluyendo también, de
una manera positiva (sin la actitud de buscar culpables) cómo pudimos haber
fracasado y cómo estos eventos igualmente fueron cerrados.
Nick Morgan, autor de "Power Cues", señala lo siguiente: “Los
hechos y cifras y todas las cosas racionales que creemos que son importantes en
el mundo de los negocios, en realidad no se pegan en nuestras mentes en
absoluto”.
Además, al activar nuestra memoria con los recuerdos de las experiencias
del proyecto, se facilita la visualización de los acontecimientos en las
situaciones vividas favoreciendo la detección de hallazgos que de otra manera pudiesen
ser omitidos. Los incidentes experimentados mueven internamente a las personas
más que la evaluación de hechos y cifras mostrados en una pizarra. En
consecuencia, decir un incidente puede valer más que informar hechos y cifras. He
aquí la importancia de contar la historia del proyecto.
Luego, para una actividad que se basa en la revisión de eventos pasados,
tal como lo es la sesión de lecciones aprendidas, sería de utilidad usar
cualquier herramienta que permita que estos eventos reaparezcan en la sesión de
la manera más fluida posible. Es así que la implementación de la figura del
Narrador al inicio de estas sesiones, quien contaría la historia resumida del
proyecto en evaluación, adquiere fuerza en comparación con el procedimiento
tradicional de identificar hallazgos a partir de una lista de hechos o cifras.
Sin embargo, cabe señalar que esta historia resumida del proyecto debe ser
eficaz (centrada en eventos clave) y debe motivar a los participantes de la
sesión de lecciones aprendidas.
¿Cómo hacer que una historia resumida del proyecto sea eficaz y motivadora?
Carolyn O'Hara en su artículo "Cómo contar una gran historia" (Harvard
Business Review - edición del 30 de julio de 2014) escribió lo siguiente:
“Las historias crean recuerdos "pegajosos" añadiendo emociones a
las cosas que suceden”.
“Le contamos historias a nuestros compañeros de trabajo y amigos para
persuadir a alguien para que apoye nuestro proyecto, para explicarle a un
empleado cómo podría mejorar o para inspirar a un equipo que enfrenta desafíos”.
Cuando escuchamos una historia, nuestra mentalidad cambia drásticamente. No
sólo se activan las partes del procesamiento del lenguaje, sino también aquellas
áreas que se utilizarían si usted mismo estuviera en la historia. Es así
que, "las historias crean experiencias sensoriales". (“The Psychology
of Stories: The Storytelling Formula Our Brains Crave”, por Shane Jones,
blog Hubspot, 2017)
“Cuando se escuchan historias impactantes, el cerebro puede realmente hacer
que se desarrollen pensamientos, opiniones e ideas que se
alineen con la persona que cuenta la historia. Cuando contamos historias a
otros que realmente han influido en nuestra forma de pensar, también podemos
tener el mismo efecto en nuestra audiencia. Los cerebros del narrador y el del
que escucha pueden realmente sincronizarse” (“The Psychology of Stories: The
Storytelling Formula Our Brains Crave”, por Shane Jones, blog Hubspot,
2017)
Una historia motivadora
se basa en lo siguiente:
- Debe ser cronológica. Contiene un inicio y un fin.
- Debe decir quiénes somos, no sólo lo que hacemos porque las relaciones humanas requieren reciprocidad y autenticidad.
- Debe explicar cómo se cumplirá el propósito compartido y también explicar los roles necesarios para cumplirlo.
- Debe asegurar que las cifras y los hechos ocurridos se traduzcan explícitamente en mensajes visuales, claros y sencillos.
El objetivo es decir algo que provoque la respuesta emocional de la
audiencia.
"He aprendido que la
gente olvidará lo que dijiste, la gente olvidará lo que hiciste, pero la gente
nunca olvidará cómo los hiciste sentir."
Maya
Angelou
Versión en inglés
disponible en:
