La actividad de lecciones aprendidas es de suma importancia para cualquier organización y sus proyectos, ya que es la retroalimentación natural de una organización y da la base para su “know-how”. Sin embargo, esta actividad, al igual que todas las actividades que involucran a personal ejecutor, está expuesta a los egos y sentimientos de sus participantes, independientemente de su rol en la organización, lo que podría conducir a enfoques sesgados que podrían comprometer el éxito de las sesiones de lecciones aprendidas, que debe ser objetivas y asertivas.
Es un hecho que los preceptos y juicios
sobre eventos pasados son modelados por nuestros egos, creencias, prejuicios,
expectativas, intereses, deseos y miedos. Esto se conoce como el Sesgo Cognitivo.
Por lo tanto, es muy importante estar conscientes del riesgo que esto significa
para cualquier activad de grupo, el cual podría identificarse como “Riesgo de
Sesgo”, siendo relevante en el caso de la actividad de las lecciones aprendidas
que por definición es la revisión por un grupo de participantes de los eventos
pasados de un proyecto y detectar en ellos las causas de fracasos y éxitos a
través del estudio detallado de los mismos. Adicionalmente, se debe tener en
cuenta que el Riesgo de Sesgo existe en cualquier tipo de reunión (toma de
decisiones, análisis de alternativas, etc).
A continuación se describen algunos sesgos
cognitivos que se puede encontrar (con más frecuencia de lo que uno piensa)
durante una sesión de lecciones aprendidas de un proyecto.
Efecto
de Banda en Carroza (Bandwagon effect, Sesgo de Arrastre o Sesgo
de Pensamiento de Grupo):
· ¿Qué significa?
Es la tendencia a hacer (o creer) cosas porque muchas
otras personas hacen (o creen) lo mismo. La probabilidad de que una persona
adopte una creencia aumenta en función del número de personas que sostienen esa
creencia. Los miembros de un grupo tratan de minimizar el conflicto y alcanzan
una decisión de consenso sin una evaluación crítica de puntos de vista
alternativos, suprimiendo los puntos de vista disidentes.
· ¿Cómo afecta a la sesión de lecciones aprendidas?
Bajo este sesgo, el grupo tienden a minimizar o anular
los posibles cuestionamientos a los argumentos que surjan en la sesión, aunque de
hecho no estén muy de acuerdo con ellos. Esto resulta en una sesión pasiva,
definida por un grupo de seguidores que contribuyen muy poco a una propuesta de
un líder. Entonces, al no cuestionar el argumento del líder, no lo defienden ni
lo hacen suyo. Luego, la decisión resultante de esta sesión podría no ser
internalizada por el personal ni por la organización.
· ¿Qué se podría hacer para superarlo?
En primer lugar, sería aconsejable, al comienzo de la
sesión, sensibilizar al grupo de trabajo sobre nuestra predisposición natural a
este sesgo y, por lo tanto, tomar medidas preventivas, como la promoción del
cuestionamiento proactivo a los planteamientos que surjan, independientemente
de quien los emita.
Además, existe la opción de intentar aprovechar este
sesgo, redirigiéndolo intencionalmente para crear nuestro propio sesgo de grupo,
como lo hacen en Marketing, el cual tendería a promover la participación de los
asistentes en lugar de anularla.
¿Cómo lograrlo? La clave aquí es la motivación y para
ello debe internalizarse entre los participantes los siguientes preceptos:
ü El compromiso con el éxito de la sesión.
ü Mantener la visión del objetivo de la sesión.
ü Fortalecer la comunicación, la tolerancia y el respeto entre los
participantes.
ü Resaltar la importancia de la contribución de todos.
ü Eliminar los temores de represalias de los superiores por preguntas
desagradables.
Al hacer popular la participación y el cuestionamiento,
esta actitud se hace sesgo de grupo y en consecuencia se incrementa la participación.
Sesgo
de Resultado
· ¿Qué significa?
Es la tendencia a juzgar una decisión por su resultado
final en lugar de basarse en la calidad de la decisión en el momento en que se
hizo.
· ¿Cómo afecta a la sesión de lecciones aprendidas?
Con frecuencia, prestamos demasiada atención a los
resultados, descuidando la información relevante (a menudo útil) sobre las
intenciones originales que conducen a esos resultados. Una expresión dice que
el mérito de cualquier decisión no debe evaluarse basándose únicamente en el
resultado. Por lo tanto, se recomienda juzgar las decisiones o planes por sus
propios méritos, así como por el resultado obtenido.
· ¿Qué se podría hacer para superarlo?
Primero, hay que reconocer que la intención
es importante. Por lo tanto, para evitar sopesar erróneamente los temas durante
una sesión de lección aprendida, sería aconsejable centrarse en los procesos
que condujeron a los problemas en lugar de los resultados obtenidos.
Por lo tanto, la siguiente lista de verificación podría
ayudar:
ü ¿Por qué tomamos una determinada decisión?
ü ¿Qué datos teníamos o no teníamos en ese momento? ¿Había más datos
disponibles?
ü ¿Podríamos haber implementado un mejor procedimiento para tomar la
decisión?
ü ¿Deberíamos haber consultado previamente a otros?
Sesgo
de Confirmación
· ¿Qué significa?
Es la tendencia a buscar o interpretar la información de
una manera que confirma nuestras pre-concepciones.
· ¿Cómo afecta a la sesión de lecciones aprendidas?
Esto significa que vemos como causas de éxito o fracaso
sólo aquellos que veremos o aceptemos.
· ¿Qué se podría hacer para superarlo?
¿Cómo evitar ver lo que queremos ver? Los siguientes
consejos podrían ayudar:
ü Aprender a considerar diferentes alternativas y seguir de cerca las evidencias
que las soportan.
ü Considerar visualizar las situaciones desde múltiples perspectivas.
ü Buscar y promover las opiniones disidentes que desafíen las nuestras.
ü Asigne a alguien de su equipo para que interprete al "defensor del
diablo".
Sesgo
de Apoyo a la Elección
· ¿Qué significa?
Es la tendencia a ignorar otras opiniones con el fin de
proteger la elección que ya se ha hecho. Además, es la tendencia a recordar las
opciones de uno como mejor de lo que realmente eran.
· ¿Cómo afecta a la sesión de lecciones aprendidas?
Bajo este sesgo tendemos a asirnos a los argumentos que
hemos apoyado anteriormente, por lo que se dificulta ver otras opciones.
· ¿Qué se podría hacer para superarlo?
Introducción de nuevas perspectivas con la incorporación
de participantes externos en las sesiones de lecciones aprendidas (por ejemplo:
consultores y/o personal de otros proyectos). El personal externo no estará
familiarizado con los sesgos existentes del grupo. También ayuda a pensar sobre
diferentes alternativas y evaluar la evidencia que las soporta.
Sesgo
de Autoconfianza Excesiva
· ¿Qué significa?
Es la tendencia a sobreestimar las propias capacidades.
· ¿Cómo afecta a la sesión de lecciones aprendidas?
El exceso de autoconfianza es una gran barrera para la
implementación de las sesiones de lecciones aprendidas, porque si crees que has
tenido éxito en algo (y no se observa fracaso alguno), nuestra confianza en
nosotros mismos aumenta y por lo tanto somos propensos a pensar que no hay nada
que cambiar o ser cuestionado.
Además, durante la lección aprendida, al estar muy seguro
de los hechos detectados, no se intenta mejorar su evaluación o comprensión.
Por lo tanto, se tiende a no revisar bien los hechos ni profundizar en ellos.
· ¿Qué se podría hacer para superarlo?
ü Buscar nuevas perspectiva. Se recomienda la participación de personal
externo al proyecto.
ü Considerar más información y/o nuevas alternativas.
ü Asigne a alguien de su equipo para que juegue al "defensor del
diablo".
Este artículo no pretende proporcionar un análisis
detallado sobre los sesgos psicológicos o sociales en la gestión de proyectos,
sino advertir sobre ciertos sesgos que pueden afectar negativamente el resultado
de las sesiones de lecciones aprendidas y podría conducir a conclusiones no bien
soportadas y a recomendaciones que podrían no ser realmente útiles a la
organización y causa de frustración al grupo participante ó, en el caso
extremo, podrían conducir a recomendar a la organización inversiones
inapropiadas. Por lo tanto, se considera conveniente que la dirección del
proyecto esté al tanto del Riesgo de Sesgo en la implementación de la actividad
de las lecciones aprendidas y por lo tanto sean consideradas algunas acciones
preventivas utilizando los instrumentos de la gerencia de proyectos y las
recomendaciones de expertos.
Por otra parte, cabe alertar que mucha conciencia sobre
los sesgos puede ser contraproducente cuando no se combina con estrategias para
manejar estos sesgos. Por lo tanto, se recomienda que al comienzo de la sesión
de lecciones aprendidas se identifiquen algunos sesgos comunes en las reuniones
técnicas (por ejemplo, sesgo de resultado, sesgo de apoyo a la elección, sesgo
de confirmación y sesgo de sobre confianza) y estos sean revisados continuamente
contra las causas de éxito o fracaso que sean detectadas.
Especialmente sería recomendable al comienzo de la sesión
de lecciones aprendidas, advertir a los asistentes acerca del sesgo de pensamiento
de grupo (efecto Banda en Carroza), para así promover la participación de
todos. Hay que tener en cuenta que se trata de una recomendación aplicable a
cualquier tipo de reunión en la que se desee la participación activa de los
asistentes.
Versión en inglés disponible en:
