Una actividad clave para ejecución en tiempo de los hitos esenciales de un proyecto es la gestión adecuada de las suposiciones. La gestión adecuada de las suposiciones permitiría disponer en una fase temprana del proyecto de, por ejemplo, la distribución preliminar de equipos en planta, los diagramas de flujo preliminares, el inicio de la procura temprana de los equipos de largo tiempo de entrega, entre otros ítems importantes.
La gestión de las suposiciones comprende la implantación del entorno adecuado para la gestión de las suposiciones y del sistema de seguimiento y control de las suposiciones adoptadas.
Para disponer del entorno adecuado para la gestión de las suposiciones se recomienda:
- Tener identificados claramente las necesidades y requerimientos reales del cliente.
- Disponer del equipo de trabajo concurrente alineado con las necesidades y requerimientos reales del cliente.
- Disponer de diseños referenciales que sirvan de base (prototipo), si aplican.
- Haber identificado las suposiciones clave.
- Haber adelantado contactos tempranos con suplidores.
- Estar alineados con el revisor del proyecto en relación a las suposiciones identificadas y así evitar malos entendidos.
- Promover la preferencia hacia el diseño simple, que brinde mayor valor agregado.
Para el seguimiento y control de las suposiciones se pueden considerar la implementación de alguno de los métodos para la gestión de suposiciones. Entre estos métodos tenemos el de Planificación Basada en Suposiciones (Assumption-Based Planning ó “ABP”), mediante el cual se busca que en la planificación del proyecto se esté consciente y sensible sobre las incertidumbres que subyacen en las suposiciones de una planificación ya desarrollada y se esté alerta para la oportuna toma de decisiones.
Para una Planificación ya establecida, la Planificación Basada en Suposiciones identifica cinco pasos. Estos son:
- Identificación de las Suposiciones Importantes explicitas e implícitas de la planificación.
- Identificación de las Vulnerabilidades de las Suposiciones en el horizonte de planificación del proyecto.
- Emisión de las Señales de Alerta de posible falla de una suposición y que sirven para monitorear las suposiciones más vulnerables. En caso de presentarse una señal de alerta esta demanda acciones correctivas.
- Implementación de las Acciones de Apuntalamiento para las suposiciones vulnerables y así controlar su vulnerabilidad tanto como sea posible.
- Implementación de las Acciones de Cobertura para la preparación del proyecto ante la posibilidad de que una suposición vulnerable fracase, a pesar del esfuerzo para apuntalarla. Las Acciones Cobertura se activan una vez detectada la falla de una suposición o por una Señal de Alerta de falla de una suposición.
Referencia:
Assumption-Based Planning: A Tool for Reducing Avoidable Surprises, James A. Dewar, Cambridge University Press, RAND 2002
